W związku ze stanem wojennym biznes na Ukrainie staje w obliczu licznych wyzwań, m.in. mobilizacji pracowników. Aby przedsiębiorstwa mogły kontynuować swoją działalność i zapewnić realizację ważnych zadań dla państwa, rząd wprowadził mechanizm rezerwowania personelu wojskowego. Proces ten pozwala na tymczasowe zwolnienie kluczowych pracowników z mobilizacji, przyznając im odroczenie na okres do sześciu miesięcy.

Czym jest rezerwacja i dlaczego jest potrzebna?
Rezerwacja jest oficjalnym odroczeniem od mobilizacji pracowników mających kluczowe znaczenie dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. W czasie stanu wojennego, gdy mobilizacja staje się pilną sprawą, rezerwacje stają się narzędziem ochrony przedsiębiorstw przed zamknięciem z powodu braku pracowników, którzy mogliby zostać powołani do służby wojskowej. Zazwyczaj proces ten dotyczy kluczowych pracowników, którzy zapewniają strategiczne znaczenie przedsiębiorstwa dla gospodarki lub obronności kraju.

Kto może rezerwować pracowników?
Nie wszystkie firmy mają prawo do rezerwowania personelu wojskowego. Aby to zrobić, musisz spełnić pewne kryteria ustalone przez rząd. Przedsiębiorstwa ubiegające się o prawo do zatrudniania pracowników rezerwowych muszą spełniać co najmniej trzy z następujących warunków:

Płacenie podatków. Jeżeli firma w ciągu roku wpłaciła do budżetu państwa kwotę przekraczającą 1,5 mln euro, może ubiegać się o rezerwację dla swoich pracowników.
Napływ walut obcych. Firmy, które w ciągu roku otrzymają na swoje konta ponad 32 miliony euro w walutach obcych, kwalifikują się do otrzymania rezerwacji.
Znaczenie strategiczne. Prawo do rezerwowania pracowników mają przedsiębiorstwa wpisane na listę obiektów o znaczeniu strategicznym dla gospodarki lub obronności państwa.
Znaczenie dla gospodarki regionu lub społeczności. Mogą to być przedsiębiorstwa zapewniające podstawową działalność regionu, na przykład przedsiębiorstwa użyteczności publicznej lub energetyczne.
Bez długów. Wnioski o rezerwację mogą składać również przedsiębiorstwa, które nie mają zaległości w opłacaniu jednolitej składki na ubezpieczenia społeczne.
Poziom wynagrodzenia. Średnia płaca w przedsiębiorstwie nie może być niższa od średniej płacy w regionie.
Mieszkaniec „Diya City”. Przedsiębiorstwa zarejestrowane w specjalnym reżimie prawnym „Diya City” mają prawo do rezerwacji pracowników.
Spełnienie co najmniej trzech z tych warunków pozwala firmie składać wnioski o rezerwacje pracownicze.

Jak wygląda procedura rezerwacji?
Rezerwacji można dokonać na dwa sposoby: za pośrednictwem właściwych ministerstw lub poprzez portal „Diya”.

Rezerwacja za pośrednictwem ministerstw
Metoda ta sprawdza się w przedsiębiorstwach realizujących zadania mobilizacyjne lub pracujących na zamówieniach obronnych. Oto główne kroki tego procesu:

Przekazywanie list do ministerstwa lub agencji rządowej. Jeżeli przedsiębiorstwo realizuje zadania mobilizacyjne, np. prace związane z zaopatrzeniem armii, to wykazy pracowników przekazywane są do Ministerstwa Obrony Narodowej. Jeżeli przedsiębiorstwo ma istotne znaczenie dla gospodarki kraju, dokumenty można złożyć we właściwym ministerstwie lub administracji lokalnej.
Koordynacja list ze Sztabem Generalnym. Po weryfikacji przez ministerstwo, listy pracowników przekazywane są do zatwierdzenia Sztabowi Generalnemu Sił Zbrojnych Ukrainy lub SBU albo Służbie Wywiadu Zagranicznego, w zależności od okoliczności.
Przekazanie dokumentów do Ministerstwa Gospodarki. Po zatwierdzeniu przez Sztab Generalny dokumenty przekazywane są do Ministerstwa Gospodarki, które ma 5 dni roboczych na podjęcie decyzji w sprawie rezerwacji.
Rejestracja pracowników w specjalnej rejestracji wojskowej. W przypadku podjęcia decyzji o objęciu służby wojskowej, terytorialne centra rekrutacyjne dokonują w ciągu 5 dni roboczych zapisu pracowników do specjalnej rejestracji wojskowej.
Cały proces rezerwacji za pośrednictwem ministerstw może potrwać do 25 dni roboczych.

Rezerwacja poprzez portal „Diya”
Przed tymczasowym zawieszeniem płatności ta metoda była dla wielu przedsiębiorstw znacznie szybsza i wygodniejsza. Poniżej przedstawiono główne kroki dokonywania rezerwacji za pośrednictwem portalu „Diya”:

Rejestracja kierownika przedsiębiorstwa lub osoby upoważnionej na portalu. Osoba odpowiedzialna za składanie dokumentów rejestruje się na portalu, dodaje informacje o pracownikach i podpisuje wniosek podpisem elektronicznym.
Automatyczna weryfikacja spełnienia kryteriów. System automatycznie sprawdza czy firma spełnia ustalone kryteria i czy pracownik znajduje się w rejestrze służby wojskowej.
Zapisanie pracownika do specjalnej rejestracji wojskowej. Jeśli wszystkie warunki zostaną spełnione, Ministerstwo Obrony Narodowej kieruje pracownika do specjalnej rejestracji, a pracownik otrzymuje oficjalne oświadczenie o rezerwacji, które można pobrać z portalu.
Ze względu na konieczność przeprowadzenia audytu, możliwość dokonywania rezerwacji za pośrednictwem portalu została tymczasowo zawieszona. Oczekuje się jednak, że system zostanie wznowiony po zakończeniu audytu.

Wymagania dla personelu wojskowego
Aby pracownik mógł zostać zarezerwowany, musi spełniać określone wymagania:

Oficjalne zatrudnienie. Pracownik musi być oficjalnie zatrudniony w przedsiębiorstwie i wykonywać obowiązki mające kluczowe znaczenie dla jego funkcjonowania.
Zgodność z wymaganiami

do jakiejkolwiek specjalności lub stopnia wojskowego. Jeżeli firma zajmuje się zamówieniami obronnymi, pracownik może posiadać odpowiednią specjalizację wojskową lub stopień wojskowy.
Brak na liście osób poszukiwanych. Pracownika nie wolno poszukiwać; informacje na ten temat sprawdza się w odpowiednich rejestrach.
Liczba zarezerwowanych pracowników. Z reguły liczba pracowników, których można zarezerwować, nie powinna przekraczać 50% całkowitej liczby personelu wojskowego w przedsiębiorstwie. Jednakże w przypadku uzasadnionej konieczności procent ten może zostać zwiększony.
Zalety i wady rezerwacji pracowniczych
Rezerwacje pracownicze mają zarówno zalety, jak i wady. Przyjrzyjmy się im bliżej:

Zalety
Utrzymanie kluczowych pracowników. Główną zaletą jest możliwość utrzymania kluczowych pracowników, którzy zapewniają funkcjonowanie przedsiębiorstwa, nawet w okresie mobilizacji.
Ciągłość działalności przedsiębiorstwa. Rezerwacje pozwalają przedsiębiorstwom kontynuować działalność, zwłaszcza jeśli realizują zamówienia ważne dla państwa lub strategiczne dla gospodarki.
Wady
Ograniczenia liczby zatrudnionych pracowników. Zazwyczaj liczba pracowników, których można zarezerwować, nie powinna przekraczać 50% całkowitej liczby personelu wojskowego. Może to stanowić problem dla przedsiębiorstw, w których wyższy odsetek pracowników ma kluczowe znaczenie.
Biurokracja i długość procesu. Procedura rezerwacji za pośrednictwem ministerstw może potrwać do 25 dni roboczych, co stwarza pewne trudności dla przedsiębiorstw potrzebujących szybkich rozwiązań.
Zawieszenie procesu poprzez portal „Akcja”. Czasowe zawieszenie systemu „Diya” komplikuje proces składania dokumentów, zwłaszcza dla firm, które wcześniej korzystały z tego wygodnego systemu online.
Rezerwacja personelu wojskowego jest ważnym narzędziem utrzymania działalności gospodarczej w czasie stanu wojennego. Choć proces ten może być długotrwały i biurokratyczny, pozwala przedsiębiorstwom zapewnić ciągłość działalności i realizację ważnych zadań dla państwa.

Jeśli potrzebujesz pomocy w wypełnieniu dokumentów rezerwacyjnych lub konsultacji w tej sprawie, skontaktuj się z prawnikami wojskowymi z kancelarii prawnej Olson we Lwowie. Pomożemy chronić Twoją firmę i Twoich pracowników w tym trudnym czasie.

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej!