Rejestracja przedstawicielstwa zagranicznej spółki na Ukrainie od kancelarii prawnej „Olson Lwów”

Rozwój międzynarodowego biznesu coraz częściej wymaga otwarcia przedstawicielstwa zagranicznej spółki na Ukrainie. Pozwala to na legalne prowadzenie działalności gospodarczej, zawieranie umów, zatrudnianie personelu i rozszerzanie rynków zbytu bez konieczności tworzenia pełnoprawnej osoby prawnej. Procedura ma ściśle określone etapy i wymogi ustawowe, dlatego tak ważne jest zaangażowanie doświadczonych prawników.
Kancelaria prawna „Olson Lwów” specjalizuje się w rejestracji zagranicznych przedstawicielstw i zapewnia pełną obsługę całego procesu – od konsultacji aż po uzyskanie świadectwa rejestracji.

Rejestracja zagranicznego przedstawicielstwa we Lwowie to doskonały sposób prowadzenia działalności gospodarczej przez spółki nierezydenckie na Ukrainie bez konieczności tworzenia odrębnej osoby prawnej.

Czym jest przedstawicielstwo zagranicznej spółki?

Przedstawicielstwo to wyodrębniona jednostka zagranicznej osoby prawnej, która wykonuje funkcje reprezentacyjne lub inne zadania na terytorium Ukrainy. Nie jest ono samodzielną osobą prawną, ale może prowadzić działalność gospodarczą w imieniu spółki macierzystej.
Główne cele tworzenia przedstawicielstwa to:

• rozszerzenie działalności biznesowej i wejście na rynek ukraiński;

• marketing i badanie rynku;

• zawieranie kontraktów i współpraca z partnerami;

• zatrudnianie personelu w celu realizacji zadań operacyjnych.

Czym jest oddział zagranicznej spółki na Ukrainie?

We współczesnym, zglobalizowanym świecie zagraniczne spółki aktywnie wchodzą na rynek ukraiński, otwierając swoje oddziały lub przedstawicielstwa. Struktury te umożliwiają przedsiębiorstwom rozwój działalności, promocję towarów i usług, a także tworzenie miejsc pracy na Ukrainie.
Istnieją jednak istotne różnice między oddziałem a przedstawicielstwem zagranicznej spółki, które mają wpływ na status prawny, obowiązki podatkowe i zakres odpowiedzialności.

Oddział zagranicznej spółki to wyodrębniona jednostka osoby prawnej utworzona poza krajem jej rejestracji, posiadająca prawo do prowadzenia działalności komercyjnej na terytorium Ukrainy. Innymi słowy, oddział może prowadzić działalność gospodarczą, zawierać umowy, osiągać zyski i płacić podatki na Ukrainie. Działa na podstawie regulaminu oddziału zatwierdzonego przez spółkę macierzystą i musi być zarejestrowany w odpowiednich organach państwowych.

Utworzenie oddziału zagranicznej spółki to skuteczny sposób rozszerzenia działalności biznesowej na Ukrainie, który daje zagranicznemu inwestorowi możliwość pełnoprawnego działania na rynku ukraińskim bez konieczności zakładania odrębnej osoby prawnej.

Różnice między zagranicznym przedstawicielstwem a oddziałem spółki zagranicznej na Ukrainie

Mimo że obie struktury – oddział i przedstawicielstwo – są wyodrębnionymi jednostkami zagranicznych spółek, ich status prawny znacząco się różni.

Przedstawicielstwo zagranicznej spółki na Ukrainie ma prawo prowadzić działalność gospodarczą, jednak jego główną funkcją jest reprezentowanie interesów spółki macierzystej – działania marketingowe, negocjacje, konsultacje, koordynacja pracy, ale nie osiąganie zysku. Taka forma jest odpowiednia dla firm, które dopiero badają rynek ukraiński lub prowadzą działalność przygotowawczą.

Oddział, przeciwnie, może prowadzić działalność komercyjną, zawierać umowy, wystawiać faktury, płacić podatki i prowadzić księgowość. Wszystkie zyski i zobowiązania oddziału należą jednak do spółki macierzystej.

Zalety otwarcia oddziału na Ukrainie

Oddział zagranicznej spółki umożliwia pełnoprawne prowadzenie działalności gospodarczej, rozszerzanie rynku zbytu, pozyskiwanie ukraińskich partnerów i klientów.
Do głównych zalet należą:

• możliwość osiągania zysków bez konieczności tworzenia odrębnej osoby prawnej;

• uproszczony mechanizm zarządzania i raportowania wobec centrali;

• udział w przetargach publicznych i zamówieniach państwowych;

• wsparcie reputacyjne spółki macierzystej.

Kancelaria prawna OLSОN oferuje kompleksową obsługę procesu tworzenia oddziału zagranicznej spółki na Ukrainie – od przygotowania dokumentów, poprzez rejestrację, aż po otwarcie rachunku bankowego i doradztwo podatkowe.
Pomagamy zagranicznym inwestorom rozpocząć działalność na Ukrainie bez ryzyka i zbędnych procedur biurokratycznych.

Zalety rejestracji przedstawicielstwa zagranicznej spółki

Oficjalna obecność na Ukrainie bez konieczności tworzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej;
Możliwość zatrudniania pracowników i otwierania rachunków bankowych;
Łatwe wejście na rynek bez skomplikowanych procedur likwidacyjnych;
Optymalizacja podatkowa dzięki statusowi nierezydenta;
Rozszerzenie geograficzne działalności przy minimalnych nakładach czasowych.

Otwarcie przedstawicielstwa z firmą Olson to zawsze sprawdzone rozwiązanie przy zakładaniu biznesu na terytorium Ukrainy.

Formy legalizacji działalności gospodarczej dla zagranicznych firm

Firmy zagraniczne dążą do rozszerzenia własnego biznesu i wejścia na rynek ukraiński.
W celu legalizacji działalności gospodarczej na Ukrainie istnieją dwa warianty:

1. Rejestracja przedstawicielstwa zagranicznej spółki,

2. Rejestracja spółki-córki (osoby prawnej) na terytorium Ukrainy – może to być przedsiębiorstwo prywatne (PP), spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (TOO/Sp. z o.o.) lub spółka akcyjna (SA).

Warto podkreślić, że utworzenie spółki-córki w formie spółki z o.o. jest mniej kosztowne i szybsze niż rejestracja przedstawicielstwa.

Główne zalety rejestracji spółki z o.o. (ТОВ) we Lwowie

• Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (TOO/Sp. z o.o.) we Lwowie w ciągu jednego dnia;

• Brak minimalnych wymogów co do wysokości kapitału zakładowego;

• Odpowiedzialność wspólników wobec wierzycieli ograniczona jest do wysokości wniesionych udziałów w kapitale;

• Możliwość finansowania spółki poprzez podwyższenie kapitału zakładowego.

Przedstawicielstwo zagranicznej firmy nie jest osobą prawną, jednak jego działalność gospodarcza prowadzona jest w imieniu spółki zagranicznej zgodnie z regulaminem przedstawicielstwa. Dokument ten zawiera informacje o uprawnieniach i zakresie odpowiedzialności.
Dyrektor przedstawicielstwa działa na podstawie pełnomocnictwa wydanego przez spółkę macierzystą.

Opracowanie dokumentów wewnętrznych i wsparcie prawne

Nasi specjaliści przygotują wewnętrzny regulamin Twojego przedstawicielstwa zgodnie z wymogami prawa ukraińskiego, a także z uwzględnieniem indywidualnych interesów biznesowych Twojej firmy.

Rejestracja przedstawicielstwa zagranicznej osoby prawnej na Ukrainie daje szereg korzyści:

• Możliwość legalnego i oficjalnego zatrudniania cudzoziemców bez konieczności uzyskiwania pozwolenia na pracę w urzędzie pracy;

• Możliwość sprzedaży usług i towarów przy wykorzystaniu marki zagranicznej firmy bez konieczności zawierania umów licencyjnych;

• Możliwość użytkowania pojazdów na zagranicznych numerach rejestracyjnych bez opłat celnych.

Na terytorium Ukrainy działają dwa rodzaje przedstawicielstw zagranicznych spółek:

1. Stałe przedstawicielstwa – prowadzące działalność związaną z uzyskiwaniem zysków;

2. Przedstawicielstwa pomocnicze lub przygotowawcze – zajmujące się działalnością reprezentacyjną lub usługową, nieukierunkowaną na osiąganie przychodów.

Ważne kwestie podatkowe

Należy wiedzieć, że w ukraińskim prawodawstwie nie ma jednoznacznej definicji procedury opodatkowania przedstawicielstw, które nie prowadzą działalności gospodarczej i nie osiągają dochodów.
Brak znajomości szczegółowych regulacji może doprowadzić do uznania takiego przedstawicielstwa za stałe (permanentne), co wiąże się z obowiązkiem zapłaty podatku dochodowego.
Aby uniknąć takich sytuacji, konieczne jest kwalifikowane wsparcie prawne i księgowe działalności przedstawicielstwa na terytorium Ukrainy.

Najważniejsze zmiany w rejestracji przedstawicielstw zagranicznych spółek (od 3 września 2024 roku)

Od dnia 3 września 2024 roku weszły w życie nowe zasady rejestracji przedstawicielstw zagranicznych spółek zgodnie z ustawą nr 3257-IX oraz rozporządzeniem Rady Ministrów nr 1004.

Główne zmiany:

• Rejestracja przedstawicielstw (oraz innych wyodrębnionych jednostek zagranicznych spółek) została przeniesiona z Ministerstwa Gospodarki Ukrainy do państwowych rejestratorów lub centrów obsługi obywateli (ЦНАП). Dane są wpisywane do Jednolitego Rejestru Państwowego Osób Prawnych, Przedsiębiorców Indywidualnych i Organizacji Społecznych (JRP).

• Wprowadzono obowiązek ujawnienia informacji o rzeczywistych beneficjentach (UBO) spółki macierzystej oraz o jej strukturze własnościowej.

• Skrócono terminy rejestracji do 5 dni roboczych od momentu złożenia pełnego pakietu dokumentów.

• Opłata rejestracyjna wynosi równowartość jednego minimalnego dochodu utrzymania dla osoby zdolnej do pracy w dniu złożenia dokumentów.

• Dla przedstawicielstw już istniejących wprowadzono obowiązek aktualizacji danych i przeniesienia informacji do JRP.

• Wniosek o rejestrację przedstawicielstwa lub oddziału może złożyć wyłącznie osoba należąca do kręgu podmiotów objętych obowiązkowym nadzorem finansowym, działająca samodzielnie.

Krok po kroku – procedura rejestracji przedstawicielstwa

Krok 1: Przygotowanie

Spółka macierzysta dostarcza niezbędne dokumenty: statutowe, wyciąg z rejestru kraju rejestracji, decyzję o utworzeniu przedstawicielstwa oraz regulamin przedstawicielstwa.
Wszystkie dokumenty należy przetłumaczyć na język ukraiński, notarialnie poświadczyć, a następnie zalegalizować lub opatrzyć klauzulą apostille zgodnie z wymogami międzynarodowymi.

W regulaminie należy również wskazać dyrektora przedstawicielstwa (osobę uprawnioną do reprezentacji), a także określić lokalny adres działalności na Ukrainie.

Krok 2: Złożenie wniosku

Wnioskodawca – zagraniczna spółka lub jej upoważniony przedstawiciel – składa wniosek o rejestrację do państwowego rejestratora lub centrum obsługi obywateli (ЦНАП) w miejscu, gdzie znajduje się przyszłe przedstawicielstwo.
Do wniosku dołącza się komplet wymaganych dokumentów, w tym potwierdzenie uiszczenia opłaty rejestracyjnej.

Krok 3: Rejestracja państwowa

Rejestrator w ciągu 5 dni roboczych sprawdza poprawność dokumentów i wprowadza dane o przedstawicielstwie do Jednolitego Rejestru Państwowego (ЄДР/JRP).
Po wpisie do rejestru przedstawicielstwo otrzymuje kod identyfikacyjny (jeżeli jest wymagany) i może rozpocząć działalność na terytorium Ukrainy.

Krok 4: Czynności po rejestracji

• Rejestracja w urzędzie skarbowym jako podatnik i pracodawca;

• Otwarcie rachunku bankowego w ukraińskim banku;

• W przypadku zatrudniania cudzoziemców – uzyskanie pozwolenia na pracę lub karty pobytu służbowego;

• Jeżeli przedstawicielstwo prowadzi działalność komercyjną, może zostać uznane za stałe przedstawicielstwo (Permanent Establishment, PE) i będzie zobowiązane do opłacania podatków na Ukrainie.

Zalety i ryzyka utworzenia przedstawicielstwa

Zalety:

• Minimalna złożoność proceduralna w porównaniu z zakładaniem odrębnej ukraińskiej osoby prawnej;

• Szybszy dostęp do rynku ukraińskiego;

• Kontrola działalności przez spółkę macierzystą bez konieczności tworzenia dodatkowego kapitału zakładowego.

Ryzyka:

• Przedstawicielstwo nie może zawierać wszystkich umów we własnym imieniu ani prowadzić dowolnej działalności gospodarczej bez ryzyka uznania za stałe przedstawicielstwo (PE);

• Niepełne lub błędne złożenie dokumentów może skutkować odmową rejestracji lub nałożeniem kar finansowych;

• Częste zmiany w przepisach wymagają aktualizacji danych – np. w rejestrze ЄДР (JRP), przy zmianie kierownika, adresu itp.

Jak może pomóc kancelaria prawna OLSОN

Kancelaria prawna OLSОN zapewnia pełną obsługę prawną procesu rejestracji przedstawicielstwa zagranicznej spółki na Ukrainie, obejmującą:

• analizę struktury własnościowej i dokumentów spółki macierzystej;

• przygotowanie, tłumaczenie, legalizację lub apostille dokumentów;

• wybór adresu dla przedstawicielstwa na Ukrainie oraz przygotowanie niezbędnych pełnomocnictw;

• złożenie dokumentów do rejestratora państwowego i nadzór nad wpisem do rejestru ЄДР;

• wsparcie w zakresie rejestracji podatkowej, otwarcia rachunku bankowego i zatrudniania pracowników;

• doradztwo i bieżące wsparcie prawne w trakcie funkcjonowania przedstawicielstwa.

Rejestracja przedstawicielstwa zagranicznej firmy na Ukrainie to skuteczne narzędzie ekspansji na rynek ukraiński.
Dzięki nowym przepisom obowiązującym od 2024 roku proces ten stał się szybszy, bardziej przejrzysty i dostępny dla inwestorów zagranicznych.
Z profesjonalnym wsparciem prawnym kancelarii OLSON Lwów możesz zminimalizować ryzyka i skoncentrować się na rozwoju swojej działalności.

Niezbędne dokumenty

Rejestracja przedstawicielstw zagranicznych na Ukrainie odbywa się na podstawie następujących dokumentów:

1. Wniosku, sporządzonego na firmowym papierze spółki. Dokument musi zawierać następujące informacje:

   • nazwę zagranicznej spółki i kraj jej rejestracji;

   • miasto, w którym zostanie otwarte przedstawicielstwo, adres i numer telefonu;

   • informację o liczbie obywateli, których przedstawicielstwo zamierza zatrudnić;

   • nazwę banku oraz numer rachunku otwartego na nazwisko zagranicznego przedstawicielstwa.

2. Wypis z rejestru handlowego lub bankowego kraju, w którym zarejestrowana jest siedziba główna spółki;

3. Strukturę własności spółki;

4. Zaświadczenie z banku, w którym wnioskodawca posiada rachunek. Podpis pracownika banku, który wystawił dokument, musi być notarialnie poświadczony;

5. Pełnomocnictwo wystawione na imię dyrektora przedstawicielstwa – sporządzone zgodnie z przepisami kraju, w którym zarejestrowana jest spółka macierzysta, i zawierające dokładnie określony zakres obowiązków;

6. Pełnomocnictwo dla osób odpowiedzialnych za proces rejestracji przedstawicielstwa na Ukrainie.

Wszystkie wymienione dokumenty muszą być poświadczone w kraju ich wydania, z możliwością dalszej legalizacji (jeśli nie istnieją odrębne umowy dwustronne między Ukrainą a danym państwem).
Dokumenty należy przetłumaczyć na język ukraiński.
Po prawidłowym przygotowaniu pakietu dokumentów nasi prawnicy korporacyjni składają je do właściwego rejestratora.

Warto wiedzieć, że proces ten wymaga znacznych nakładów czasowych i finansowych.
Zwracając się do kancelarii prawnej „Olson”, przyspieszysz i uprościsz rejestrację przedstawicielstwa zagranicznego we Lwowie.

Jeśli przedstawicielstwo zamierza prowadzić działalność gospodarczą, po rejestracji należy dokonać rejestracji w urzędzie skarbowym w celu uzyskania statusu stałego przedstawicielstwa (Permanent Establishment).

Dlaczego warto wybrać „Olson Lwów” do rejestracji zagranicznych przedstawicielstw?

Kancelaria prawna „Olson Lwów” posiada wieloletnie doświadczenie w obsłudze zagranicznych firm działających na Ukrainie.
Zapewniamy kompleksową obsługę i pełne bezpieczeństwo procesu rejestracji.

Nasze atuty:

• Kompleksowe przygotowanie dokumentów oraz ich legalizacja lub apostille;

• Oficjalne tłumaczenia i notarialne poświadczenie wszystkich dokumentów;

• Bezpośredni nadzór nad procesem rejestracji – od momentu złożenia dokumentów aż po uzyskanie wpisu do rejestru;

• Rejestracja w urzędach skarbowych i bankach, pomoc w otwarciu rachunków;

• Doradztwo podatkowe i kadrowe, w tym wsparcie przy zatrudnianiu pracowników zagranicznych.

Obsługujemy klientów z krajów UE, USA, Kanady, Azji i Bliskiego Wschodu, gwarantując skuteczność, terminowość i zgodność z przepisami ukraińskiego prawa.

Zalety współpracy z „Olson Lwów”

• Dogłębna znajomość ukraińskiego i międzynarodowego prawa korporacyjnego;

• Ścisłe przestrzeganie terminów rejestracji;

• Przejrzystość kosztów – brak ukrytych opłat;

• Indywidualne podejście i osobisty nadzór prawnika na każdym etapie;

• Dodatkowe usługi: obsługa księgowa, doradztwo podatkowe, konsultacje przy zawieraniu umów handlowych i inwestycyjnych.

Rejestracja przedstawicielstwa zagranicznej spółki na Ukrainie to pierwszy krok do legalnego i efektywnego wejścia na rynek ukraiński.
Zwracając się do kancelarii prawnej „Olson Lwów”, otrzymasz pełną obsługę procesu – od analizy dokumentów po finalną rejestrację i rozpoczęcie działalności.
Dzięki naszemu doświadczeniu, kontaktom z instytucjami państwowymi oraz znajomości praktyki rejestrowej, jesteśmy jednym z liderów w zachodniej Ukrainie w zakresie rejestracji i obsługi przedstawicielstw zagranicznych firm.

Nasza kancelaria jest gotowa przeprowadzić rejestrację zagranicznego przedstawicielstwa na Ukrainie „pod klucz”, a także pomóc w otwarciu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (TOO) – oszczędzając Twój czas i pieniądze.
Z nami rozpoczniesz działalność szybko, legalnie i bez ryzyka.